Tapahtuman jälkihoito

Tapahtuman purkaminen
Tapahtumapaikan rakenteiden purkamisesta, siivouksesta, vuokra- ja lainavälineiden palauttamisesta ym. sovitaan etukäteen; ketkä vastaavat ja millä aikataululla.

Arviointitilaisuuksien järjestäminen
Missä asioissa onnistuttiin, missä on parantamisen varaa? Arviointi kohdistuu toimintaan ja toimenpiteisiin. Arviointi on osa suunnittelun ja toteutuksen kokonaisuutta. Sitä tehdään kaiken aikaa jo suunnittelun ja toteutuksen yhteydessä, jotta korjattavat asiat saadaan kuntoon välittömästi.

Tapahtuman jälkeistä arviointia toteutettaessa vastuutahon on hyvä päättää ajoissa mm. seuraavista asioita:

• milloin tapahtumaa koskeva arviointi tapahtuu (heti tapahtuman jälkeen vai jonkin ajan kuluttua tapahtuman päättymisestä)
• kenen palaute on tärkeä tapahtuman kehittämisen kannalta (kaikki järjestämiskoneistossa mukana olleet, esiintyjät, yleisö, muut tahot)
• miten palaute kootaan, jotta sen jatkokäsittely onnistuu (lomake, muistiin kirjattu suullinen palaute)

Johtopäätösten tekeminen
Päätoimikunta ja yhdistyksen johtokunta analysoivat palautteen, jotta tehdyt virheet voidaan korjata ennen seuraavan tapahtuman suunnittelua.

Talkooväen ja yhteistyökumppaneiden muistaminen
Kiitoksen ilmaiseminen tekijöille on aina tarpeen. Konkreeteilla toimenpiteillä voidaan varmistaa, että talkooväkeä on jatkossakin. Sellaisia ovat esimerkiksi vapaamuotoinen tilaisuus, jonka yhteydessä arviointia suoritetaan. Myös tapahtumaa tukeneita yhteistyökumppaneita kiitetään tapahtuman jälkeen.