Tapahtuman toteutuksen varmistaminen

Jo suunnittelun rinnalla voidaan aloittaa tapahtuman konkreetit valmistelut. Tapahtuman valmistelun ja varmistamisen keskeisiä asioita ovat:

• Työryhmät työskentelevät itsenäisesti ja valmistelevat omia tehtäviään. Kukin työryhmä huolehtii omalta osaltaan sisäisestä markkinoinnista ja tiedottamisesta sekä taloudesta.
• Väliraportointi tapahtuu säännöllisesti pidettävissä päätoimikunnan kokouksissa, joissa on edustajat kaikista työryhmistä. Kokouksissa tarkistetaan aikataulussa pysyminen ja seuraavaan kokoukseen mennessä suoritettavat tehtävät. Päätökset kirjataan muistioon, joka toimitetaan kaikille asianosaisille.
• Suunnitelmien tarkentamista tehdään kaiken aikaa. Suunnitelman on hyvä antaa elää, joustavuus säästää turhalta työltä.
• Taloudelliset ja talkootyöresurssit varmistetaan ajoissa. Talkoolaiset voidaan pitää "lämpiminä" esimerkiksi perehdyttämällä heidät tapahtuman aikaisiin tehtäviin etukäteen. Se motivoi ja innostaa.

Toimivuuden testaaminen

Tapahtuman eri osien toimivuutta kannattaa testata etukäteen. Tällaisessa tapahtumapaikalla käytävässä kenraaliharjoituksessa käydään läpi ohjelmallinen kokonaisuus ja muut tapahtuman onnistumisen kannalta tärkeät asiat. Toimivuuden testaamisen kohteita ovat esimerkiksi ohjelman suorittajat, juontaja, järjestysmiesten tehtävät, lipunmyynti, liikenteenohjaus, ravintola ja kioskitoiminta, infopiste, esiintymispaikat ja niiden äänentoisto, valot ja muu välineistö.